En los últimos años ha habido un cambio de la visión de las organizaciones hacia el mercado pues estas tienden a una expansión geográfica para el aprovechamiento de las ventajas que se presenten. Las tecnologías de información y comunicación (TICs) han sido decisivas en el desarrollo de nuevas estrategias y formas de trabajar.
Las empresas tienen como objetivo incorporarse a nuevos mercados, lo hacen posible mediante la creación de subdivisiones, filiales que involucran la necesidad de equipos de trabajo a distancia. Con el uso de las TICs desaparece la obligación de que un equipo de trabajo coincida en el tiempo y en el espacio y pueda comunicarse e interactuar mediante correo electrónico, chats, redes, y aplicaciones para compartir archivos con demás miembros.
Estos proyectos, que tienen como eje de su productividad a las TICs, responden a las exigencias del mercado entre ellas la necesidad de respuestas cada vez más rápidas y un cambio en las formas de trabajo. El trabajo a distancia en ocasiones presenta complicaciones y estas requieren mejoras en la comunicación y la coordinación de miembros de un equipo de trabajo. Aquí presentamos cinco acciones para optimizarlos tomando en cuenta tres elementos; tareas y planes, actores que participan y tecnologías:
1. Seleccionar los medios. Las tecnologías usadas en los procesos deben responder a buenos costos, flexibilidad y facilidad de uso.
2. Identificar las habilidades. Es preciso prestar especial atención a cuáles son las habilidades que cada miembro del equipo necesita, sólo concentrándose en lo elemental para el buen manejo de los recursos.
3. Definir responsabilidades. Ya que se han establecido las competencias necesarias en cada miembro, es preciso definir claramente las responsabilidades que estos deberán tener, y delimitar el trabajo.
4. Definir la frecuencia de la comunicación. Los líderes de los equipos deben asegurarse de cada miembro responda en cierto tiempo a las exigencias de interacción entre ellos, también le debe dar un canal de comunicación a cada quien para expresarse.
5. Hacer hincapié en la comunicación. No sólo definir la frecuencia de esta, sino tratar de inculcar en los miembros la tendencia a la mayor comunicación posible, en diferentes aspectos.
Con las distintas herramientas proporcionadas los equipos de trabajo responden a las exigencias del mercado, estableciendo proyectos y estrategias, siempre tratando de mejorar progresivamente. Lo más importante, las TICs brindan la posibilidad de actualizarse y no tener barreras geográficas ni de accesibilidad.
Ernesto Uranga
UTEL Editorial
Fuente:
Rincón, Yaneth; Zambrano, Egilde. 2008. «Equipos de trabajo virtual: los desafíos del trabajo compartido a distancia». Negotium, num. noviembre, pp. 104-119.