La factura electrónica es una solución tecnológica que maneja estándares de seguridad reconocidos; puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
La factura electrónica garantiza que el comprobante sea auténtico, integro, único y que será aceptado igual al comprobante fiscal impreso; su procesamiento y transmisión es 100% digital.
Cada factura electrónica emitida cuenta con un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que corrobora el origen y la validez ante el SAT. Para la realización de Comprobantes Fiscales Digitales se debe cumplir con ciertos requisitos, tales como:
• Contar con la FIEL (Firma Electrónica Avanzada) otorgada por el SAT, que es un conjunto de archivos que sirven para dar acceso a todas tus operaciones fiscales.
• Con la FIEL, solicitar un Certificado de Sello Digital (CSD), el cual sirve para acreditar los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) realizados.
• Solicitar un rango de folios electrónicos al SAT, para llevar el control de los CFDI que emitas.
• Llevar la contabilidad de tu negocio en forma electrónica y simultánea.
• Presentar aviso de inicio de operaciones en la modalidad de Facturación electrónica.
Tips para las facturas electrónicas
• Siempre tenerlas en el archivo correcto. Puesto que las facturas electrónicas suelen adjuntarse en PDF, no tiene valor legal, suele servir como respaldo legible en cualquier computadora, lo ideal es siempre guardarlas en archivos de extensión XML, este formato es de validez para las autoridades hacendarias.
• Valida tus facturas. Al realizar compras como cliente o empresa y recibir de inmediato por correo los Comprobantes Fiscales Digitales, hay que validarlos, ya que tener anomalías puede generar severas multas por delito de fraude fiscal. El SAT cuenta con una herramienta web gratuita para verificar que las facturas sean legales por medio del folio fiscal.
• Crea tus propias facturas. En el caso de que seas una persona que cobre por honorarios o empresa que facture en bajo volumen, el SAT permite emitir facturas electrónicas gratuitamente desde su página web.
• Licencia de proveedor. Si emites un gran volumen de Comprobantes Fiscales Digitales por mes, sería mejor comprar la licencia de proveedor para emitir las facturas necesarias, ya que pagar por cada comprobante fiscal resulta más costoso a la larga.
Las facturas electrónicas trajeron consigo varios beneficios como el ahorro de dinero, no gastar en imprenta, ahorro en envíos y almacenamiento; además de un mejor control y administración en los folios cumpliendo de una forma más sencilla con los requisitos del SAT.
Iván Mendoza
UTEL Editorial
Actualmente ya existen programas y sistemas de administración que integran tu proceso de facturación para hacer más sencilla la entrega de estos comprobantes ante el SAT.
Es muy importante contar con un buen consultor que apoye a los usuarios que serán los responsables de realizar esta facturación electrónica ya que las cancelaciones son más complicadas dado el timbrado que va añadido al documento.